Google Workspace Backup: why and how to back up your cloud data

The cloud is not a backup

A common misconception persists : “mes données sont dans le cloud, donc elles sont sauvegardées”. C’est faux. Google guarantees that its infrastructure is available et que vos données ne seront pas perdues à cause d’une panne matérielle. Mais Google ne vous protège pas contre vos propres erreurs, les actions malveillantes de vos utilisateurs ou les ransomwares qui chiffrent vos fichiers. Une stratégie de backup indépendante est essentielle.

Risks without backup

Accidental deletion

A user deletes a shared Drive folder contenant des mois de travail. La corbeille conserve les fichiers 25 jours. Après ce délai, les fichiers sont définitivement perdus. Si personne ne remarque la suppression dans les 25 jours, les données sont irrécupérables.

Malicious deletion

A disgruntled employee deletes their files et vide sa corbeille avant de quitter l’entreprise. Sans backup, ces données sont perdues. L’administrateur peut restaurer les données d’un utilisateur supprimé pendant 25 jours via la console d’administration, mais pas les fichiers supprimés individuellement.

Ransomware and account compromise

A ransomware that accesses Google Drive via un compte compromis peut chiffrer ou supprimer les fichiers synchronisés. Google Drive synchronise les modifications in real time, ce qui signifie que les fichiers chiffrés remplacent les originaux. Versioning de Drive offre une protection partielle, mais un ransomware sophistiqué peut supprimer les versions précédentes.

Administration error

An administrator accidentally deletes un compte utilisateur ou modifie une politique de rétention. Les données associées peuvent être perdues si aucun backup indépendant n’existe.

Backup solutions

Dedicated third-party solutions

The most widely used Google Workspace backup solutions sont Backupify (Datto), Spanning, AFI Backup et CloudAlly. Elles sauvegardent automatiquement Gmail, Drive, Calendar, Contacts et Sites vers un stockage indépendant (généralement AWS S3 ou Azure Blob Storage).

Les tarifs vont de 3 à 6 € per user per month. La restauration se fait au niveau d’un fichier, d’un dossier, d’un email ou d’un compte complet. Les sauvegardes sont effectuées plusieurs fois per day.

Google Vault

Google Vault is not a backup but an archiving tool et d’eDiscovery. Il conserve les données selon des règles de rétention définies par l’administrateur, même si l’utilisateur les supprime. Vault est utile pour la conformité légale mais ne remplace pas un backup : la restauration est complexe et les données ne sont pas stockées indépendamment de Google.

Our recommendation

For SMBs, une solution de backup tierce à 3-5 € per user per month est un investissement minimal par rapport au coût de la perte de données. Choose une solution qui sauvegarde Gmail, Drive et Calendar, qui offre une restauration granulaire (fichier par fichier) et qui stocke les données dans une infrastructure indépendante de Google.

LCMH, a Google Workspace reseller in Alsace, helps you choose and configure a backup solution suited to your business.

For overall security, read our article on les réglages essentiels de la console d’administration.

Sources

1. Google, Google Workspace Data Recovery. support.google.com/a/answer/6052340
2. Google, Google Vault. workspace.google.com/products/vault
3. Google, Google Workspace SLA. workspace.google.com/terms/sla.html