Migrating from Microsoft 365 to Google Workspace: step-by-step guide

Passer de Microsoft à Google sans perdre de données

La migration de Microsoft 365 vers Google Workspace est un projet structuré qui se déroule en plusieurs phases. Les emails, fichiers, calendriers et contacts sont transférés sans perte de données ni interruption de service. Ce guide détaille les étapes clés et les pièges à éviter pour une transition réussie.

Phase 1 : audit et préparation

The pre-migration audit inventories everything that needs to be transferred. Comptez le volume d’emails par utilisateur, la taille des boîtes aux lettres, le nombre de fichiers OneDrive/SharePoint et les calendriers partagés. Identifiez les intégrations tierces qui dépendent de Microsoft 365 (applications métier, connecteurs, macros Excel).

Create un plan de communication pour informer les utilisateurs du calendrier de migration. Resistance to change is the main risk of failure. Impliquez les utilisateurs clés dès le début et désignez des ambassadeurs dans chaque équipe.

Configure votre domaine dans Google Workspace et créez les comptes utilisateurs. Ne modifiez pas encore les enregistrements DNS pour que les emails continuent d’arriver dans Microsoft 365 pendant la préparation.

Phase 2 : migration des données

Google provides a native tool, Google Workspace Migration for Microsoft Exchange (GWMME), qui transfère les emails, contacts et calendriers depuis Exchange Online. L’outil fonctionne en arrière-plan et peut migrer plusieurs utilisateurs en parallèle.

Les fichiers OneDrive et SharePoint sont transférés vers Google Drive. Google fournit aussi un outil dédié pour cette migration. Sharing permissions are recreated dans Google Drive pour maintenir les accès existants.

Migration is done through progressive copying. Les données les plus récentes sont transférées en premier, puis l’outil remonte dans l’historique. This approach permet aux utilisateurs de commencer à travailler dans Google Workspace pendant que les données anciennes sont encore en cours de transfert.

Phase 3 : basculement DNS

The DNS switchover is when emails start arriving dans Google Workspace au lieu de Microsoft 365. Cette opération se fait en modifiant les enregistrements MX de votre domaine. La propagation DNS prend quelques heures, pendant lesquelles les emails arrivent dans les deux systèmes.

Plan le basculement un vendredi soir ou un week-end pour minimiser l’impact. Verify que tous les emails arrivent correctement dans Google Workspace avant de désactiver les boîtes Microsoft 365.

Phase 4 : formation et adoption

Training is the key to migration success. Les utilisateurs habitués à Outlook, Word et Excel ont besoin d’un accompagnement pour adopter Gmail, Docs et Sheets. Organize des sessions de formation courtes (1 à 2 heures) par groupe de 10 à 15 personnes.

Focus la formation sur les tâches quotidiennes : envoyer et organiser les emails dans Gmail, partager des fichiers dans Drive, collaborer in real time dans Docs. Les fonctionnalités avancées viendront naturellement avec l’usage.

Set up un canal de support dédié (email ou chat) pour les premières semaines post-migration. Les questions sont nombreuses au début et diminuent rapidement.

LCMH, a Google Workspace reseller in Alsace, gère l’intégralité du processus de migration pour les PME.

To compare the two suites, read our comparatif Google Workspace vs Microsoft 365.

Sources

1. Google, Migrate to Google Workspace. support.google.com/a/answer/6251069
2. Google, GWMME - Migration for Microsoft Exchange. support.google.com/a/answer/6003169
3. Google, Google Workspace Training. workspace.google.com/training