Google Meet : notes IA activées par défaut en Business

Un lundi matin, une réunion de suivi à quatre. Personne n’a rien demandé, mais un document Google Docs se crée automatiquement et commence à consigner ce qui se dit. C’est le scénario que le nouveau réglage de prise de notes de Google Meet rend possible depuis le 29 septembre 2026, sur certaines éditions Google Workspace, sans qu’un administrateur ait forcément touché à quoi que ce soit. Le sujet n’est pas la fonctionnalité elle-même, qui existe depuis des mois, mais la valeur par défaut qui vient de changer.

Google a détaillé le calendrier dans un billet du 22 septembre 2026 sur son blog Workspace Updates, « New Google Meet ‘Take notes for me’ settings for admins and end users take effect September 29th ». Ce billet confirme une date d’entrée en vigueur annoncée dès juillet 2026. Voici ce qui change réellement et ce qu’un administrateur doit vérifier maintenant.

Un troisième réglage, entre tout ou rien

Jusqu’ici, un administrateur avait deux choix pour la prise de notes automatique dans Meet : l’activer pour toutes les réunions, ou la désactiver partout. Google ajoute une troisième option, plus nuancée : activer la prise de notes uniquement pour les réunions de trois personnes et plus. L’idée est de capturer les réunions qui comptent, celles à plusieurs participants, sans générer une note pour chaque appel individuel ou chaque point rapide à deux.

Le réglage vit dans la console d’administration, dans les paramètres de Google Meet liés à Gemini. Il fixe un défaut pour l’organisation, que chaque utilisateur peut ensuite ajuster pour ses propres réunions. La logique est cohérente : la plupart des notes utiles viennent de réunions de groupe, pas d’un appel en tête à tête. Sur le principe, ce réglage intermédiaire est une bonne chose. C’est sa valeur par défaut qui demande de l’attention.

Le vrai sujet : le défaut dépend de votre édition

C’est là que le changement mérite un article et pas une simple ligne dans une revue de presse. La valeur par défaut n’est pas la même selon l’édition Google Workspace, et elle a basculé toute seule.

Autrement dit, une organisation sur Business Standard ou Business Plus qui n’a rien fait voit désormais Meet lancer automatiquement la prise de notes dès qu’une réunion réunit trois personnes, sauf si l’organisateur a modifié son propre réglage. Google positionne cela comme une aide, et pour beaucoup d’équipes ce sera transparent et utile. Mais un défaut activé sur les éditions grand volume, précisément celles des PME et associations qui n’ont pas d’équipe d’administration dédiée, mérite une décision consciente plutôt qu’une acceptation passive.

Les organisations qui ont participé au programme Gemini Alpha et testé ce réglage peuvent le trouver déjà activé, hérité de leur configuration de test. Google leur demande explicitement de vérifier l’état actuel dans la console. Si vous êtes dans ce cas, ne présumez pas de la valeur par défaut de votre édition : contrôlez.

Ce qui prend effet, et quand

Les nouveaux réglages, côté administrateur et côté utilisateur, prennent effet depuis le 29 septembre 2026. Google annonce un déploiement étendu, potentiellement supérieur à 15 jours pour que la fonctionnalité soit visible partout, sur les domaines à publication rapide comme programmée. Un compte peut donc voir le comportement apparaître quelques jours après cette date, pas à la minute près.

Côté utilisateur, Google déploie en parallèle une option « pour toutes les réunions que j’organise avec 3 invités ou plus ». Une fois cette option visible, chaque utilisateur devrait revérifier ses réglages personnels, car le défaut fixé par l’administrateur s’y applique. Un organisateur garde donc la main sur ses propres réunions, mais le point de départ est décidé au niveau de l’organisation.

Ce que ça implique côté conformité

Une note automatique n’est pas neutre. Elle transcrit et résume des échanges qui peuvent contenir des données personnelles, des informations sur des salariés, des clients, parfois des sujets sensibles évoqués en réunion. Générer cette note par défaut, sans décision explicite de l’organisateur, change la nature du traitement.

Trois points méritent d’être tranchés avant de laisser le défaut en place. D’abord, l’information des participants. Meet signale lui-même la prise de notes en cours : un message prévient les participants et une icône en forme de crayon s’affiche sur tous les écrans. Cet indicateur ne remplace pas une information préalable, dans l’invitation ou dans une charte interne, surtout quand des invités externes participent. L’administrateur peut aussi exiger le consentement explicite de chaque participant avant le démarrage, un réglage désactivé par défaut. Ensuite, le registre des traitements : cette prise de notes est un traitement de données à documenter, avec sa finalité et sa durée de conservation. Les notes sont enregistrées dans le Drive de l’organisateur et suivent la règle de conservation Meet configurée pour l’organisation. Enfin, le périmètre : sur les comptes Business Standard et Business Plus, il faut décider si l’activation par défaut correspond à ce que vous voulez, ou si un réglage « désactivé, à activer au cas par cas » colle mieux à votre culture de réunion. Nous détaillons le cadre applicable dans notre article sur le RGPD et les outils cloud.

Ce qu’un administrateur devrait faire cette semaine

La première action est de vérifier, pas de désactiver en réflexe. Ouvrez la console d’administration, allez dans les paramètres Meet liés à Gemini, et regardez l’état réel du réglage pour votre organisation. Sur Business Standard ou Business Plus, il est probablement activé. Sur les éditions Enterprise et Frontline Plus, il est probablement désactivé. Si vous avez plusieurs unités organisationnelles, contrôlez chacune, car un réglage peut différer d’une UO à l’autre.

Ensuite, décidez en connaissance de cause. Pour une équipe qui prend déjà des notes de réunion à la main et qui gagnerait du temps, laisser le défaut activé sur les réunions de trois personnes et plus est un choix défendable, à condition d’informer les participants. Pour une organisation qui traite des données sensibles ou qui n’a pas encore cadré l’usage de l’IA en réunion, désactiver le défaut et activer au cas par cas est plus prudent. C’est le réglage que nous recommanderions par défaut tant qu’une politique interne n’est pas écrite.

Cette fonctionnalité s’inscrit dans la même logique que le reste de Gemini dans Google Workspace : des capacités IA activées progressivement, souvent par défaut, qui demandent une gouvernance plutôt qu’une découverte au fil de l’eau. Et comme toute donnée générée dans Workspace, ces notes entrent dans le périmètre à protéger, un sujet que nous abordons dans notre guide sur la sauvegarde de Google Workspace.

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